Última revisión: octubre de 2026 · Escrito por Pedro Leyva, asesor fiscal en Gestoría Adade (Granada) · Cómo trabajamos
Cumplir Verifactu con Excel o con Word no es viable en la práctica: una plantilla de hoja de cálculo o de texto no genera registros inalterables, ni huella, ni código QR. La Agencia Tributaria no menciona expresamente estas herramientas, pero si facturas con ellas, guardas los ficheros y sacas de ahí tus libros, tu plantilla encaja en su definición de sistema informático de facturación. Cuando la obligación entre en vigor para ti, no te servirá.
La pregunta sobre Verifactu con Excel nos llega cada semana a la gestoría. Te explicamos qué dice la AEAT, qué casos quedan dentro y fuera, por qué una plantilla no puede cumplir, las fechas tras el anuncio de Hacienda del 5 de octubre de 2026 y cómo cambiar de herramienta, con los casos de Teresa y Samuel.
Si solo tienes un minuto
- Respuesta corta: una plantilla de Excel o Word no cumple Verifactu. Cuando te sea obligatorio, tendrás que cambiar de herramienta.
- Qué dice la AEAT: no cita Excel ni Word, pero considera sistema de facturación el que admite la entrada de datos, los conserva y los procesa para obtener libros o contabilidad.
- Por qué no cumple: no garantiza registros inalterables, no encadena cada factura con una huella ni genera el código QR.
- Fuera de Verifactu: la factura hecha a mano en un talonario.
- Fechas: la fecha legal sigue siendo el 1 de julio de 2027 para autónomos; Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que la aplazará a octubre de 2028 para quien factura hasta 8 millones, pero falta el real decreto.
- Qué hacer: pasarte con calma a un programa adaptado o a la aplicación gratuita de la AEAT.
Qué es un sistema informático de facturación para la AEAT
Verifactu es el nombre con el que se conoce el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023). Se aplica a quien usa un sistema informático para facturar, aunque solo sea para una parte de su actividad (artículo 3). La visión general la tienes en Verifactu para autónomos.
La clave está en qué cuenta como sistema informático de facturación. Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, es el conjunto de equipos y programas que se usa para expedir facturas y que:
- Admite la entrada de datos por cualquier vía, incluido teclearlos a mano.
- Conserva la información de facturación, dentro del sistema o fuera de él.
- La procesa para obtener otros resultados, como los libros registro de IVA o de IRPF o la contabilidad.
Por eso la duda sobre Verifactu con Excel no depende de la marca de la herramienta, sino de lo que hace con tus facturas.
Verifactu con Excel o Word: qué dice la AEAT y cuál es nuestro criterio
Las preguntas frecuentes de la AEAT no mencionan expresamente Excel ni Word, ni las hojas de cálculo o los procesadores de texto en general. No hay una respuesta oficial expresa, así que desconfía de quien te asegure que con una hoja de cálculo quedas fuera.
Nuestro criterio, aplicando esa definición con prudencia: si usas Excel o Word para expedir tus facturas, guardas los ficheros y los usas para tus libros o tus declaraciones, tu plantilla encaja en la definición. Y un Excel o un Word normal no cumple los requisitos de inalterabilidad, registro, huella y QR, así que no te servirá cuando la obligación esté en vigor para ti.
Lo que sí aclara la AEAT es que la facturación totalmente manual, con talonario, a mano o a máquina, no está afectada. Como alternativa, sugiere su aplicación gratuita. Así quedan los casos que más vemos:
| Cómo facturas | ¿Es un sistema de facturación? | ¿Te sirve con Verifactu? |
|---|---|---|
| Talonario a mano o a máquina | No: es facturación manual | Sí: el reglamento no le afecta |
| Plantilla de Excel o Word que guardas y de la que sacas tus libros | Encaja en la definición (criterio prudente) | No: Verifactu con Excel o Word no es viable |
| PDF rellenable | Rellenado en el ordenador y guardado, igual que Word (criterio prudente). Impreso en blanco y rellenado a mano, es manual | Rellenado en el ordenador, no |
| Programa de facturación, instalado u online | Sí | Solo si está adaptado y tiene declaración responsable |
| TPV que emite tickets, como la del bar de Jacinto en Granada | Sí: los tickets son facturas simplificadas | Solo con la versión adaptada |
| Aplicación gratuita de la AEAT | Sí: es un sistema VERI*FACTU | Sí, por diseño, aunque es básica |
Por qué no se puede cumplir Verifactu con Excel
El artículo 8 del reglamento exige que el sistema garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Un registro no puede alterarse sin que el sistema lo detecte, y cualquier corrección o anulación se hace con un registro nuevo posterior, nunca borrando.
| Qué exige el reglamento | Qué hace una plantilla de Excel o Word |
|---|---|
| Inalterabilidad: un registro no puede cambiarse sin que se detecte | Puedes sobrescribir una celda o un documento sin dejar rastro |
| Trazabilidad: cada factura genera un registro con una huella que lo encadena con el anterior | No genera registros de facturación ni huella |
| Correcciones con un registro nuevo, nunca borrando | Puedes borrar una factura y reutilizar su número |
| Código QR y, si se envían los registros, la mención «VERI*FACTU» | No genera el QR del reglamento ni la mención |
| Declaración responsable del productor | Una plantilla no la tiene |
| Envío automático de los registros a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) | No envía nada |
El QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» los recogen los artículos 6.5 y 7.5 del Reglamento de facturación; el segundo, para los tickets. La declaración responsable está en el artículo 13 del reglamento de Verifactu: el productor certifica que su programa cumple, y debe constar de forma visible en el propio sistema.
Proteger el Excel o guardarlo en PDF no lo convierte en Verifactu
Bloquear la hoja con contraseña, guardar cada factura en PDF o añadir macros que numeran solas evita errores, pero no crea registros encadenados, no genera el QR del reglamento ni te da una declaración responsable. De hecho, cuanto más automatizada esté tu plantilla, más claramente encaja en la definición de sistema de facturación.
Hasta cuándo te sirve la plantilla: fechas tras el anuncio de Hacienda
Mientras Verifactu no sea obligatorio para ti, puedes seguir con tu plantilla: el problema de Verifactu con Excel llega con la entrada en vigor. Y aquí hay novedades:
- Fecha legal vigente: el 1 de julio de 2027 para los autónomos y el 1 de enero de 2027 para las sociedades (disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, redacción del Real Decreto-ley 15/2025).
- Anuncio del 5 de octubre de 2026: Hacienda comunicó en una nota informativa que aplazará Verifactu hasta octubre de 2028 para autónomos y empresas que facturan hasta 8 millones de euros, para que coincida con la factura electrónica obligatoria.
- Falta el real decreto que lo apruebe: es una previsión. Actualizaremos este artículo cuando se publique en el BOE.
| Quién | Fecha legal hoy | Anunciado el 5-10-2026 |
|---|---|---|
| Autónomos que facturan hasta 8 millones | 1 de julio de 2027 | Octubre de 2028, si se aprueba el real decreto |
| Sociedades que facturan hasta 8 millones | 1 de enero de 2027 | Octubre de 2028, si el real decreto se aprueba antes del 1 de enero de 2027 |
| Empresas que facturan más de 8 millones | 1 de enero de 2027 (sociedades) o 1 de julio de 2027 (resto) | La nota no anuncia cambios |
Puedes adaptarte ya de forma voluntaria, y cambiar con meses de margen es mucho más cómodo que hacerlo con prisas. Tienes el calendario en cuándo es obligatorio Verifactu.
Ejemplos: la plantilla de Teresa y las facturas en Word de Samuel
Teresa, diseñadora gráfica en Armilla: corregir una factura
Teresa es diseñadora gráfica autónoma en Armilla. Trabaja solo para empresas, factura como profesional con retención del 15 % y emite unas 10 facturas al mes con una plantilla de Excel: una pestaña por factura, numeración con una fórmula y un resumen trimestral para sus libros. Su plantilla admite datos, los conserva y los procesa.
En septiembre emitió la factura 2026-087 a un comercio de Granada (Comercial Ejemplo SL, B00000000) con 800 € de base. Después, Teresa se da cuenta de que el precio pactado era de 850 €. La tentación es cambiar la celda y guardar, pero eso ya hoy es incorrecto: un error en el importe se corrige con una factura rectificativa (artículo 15 del Reglamento de facturación). Con un programa adaptado, además, no hay otra opción: la factura original y su registro se quedan como están.
| Concepto | Factura 2026-087 | Rectificativa R-2026-001 | Cómo queda |
|---|---|---|---|
| Base imponible | 800,00 € | +50,00 € | 850,00 € |
| IVA (21 %) | 168,00 € | +10,50 € | 178,50 € |
| Retención de IRPF (15 %) | −120,00 € | −7,50 € | −127,50 € |
| Total a cobrar | 848,00 € | +53,00 € | 901,00 € |
Además de los datos de cualquier factura, la rectificativa llevaría un texto como este: «Factura rectificativa R-2026-001. Rectifica la factura 2026-087, de 15 de septiembre de 2026, por error en el precio pactado. Importe de la rectificación: base +50,00 €, IVA +10,50 €, retención −7,50 €». Ahí está el problema de Verifactu con Excel: la plantilla te deja corregir encima, y el reglamento exige lo contrario.
Samuel, electricista en Guadix: facturas en Word
Samuel es electricista autónomo en Guadix y trabaja para particulares y para constructoras. Hace unas 20 facturas al mes en Word: abre la última, cambia el número, el cliente y los importes y la guarda como un documento nuevo. Cada trimestre pasa los totales a una hoja para sus libros y su modelo 303. Este año ya ha repetido un número de factura por despiste.
Teclea los datos, guarda los ficheros y los usa para sus libros: con nuestro criterio, encaja. Lo que vale para Verifactu con Excel vale igual para una plantilla de Word. En un programa, la numeración correlativa la lleva el sistema; repasa las reglas en numeración de facturas.
Además, sus facturas a constructoras tendrán que ser electrónicas en octubre de 2028, cuando llegue la factura electrónica obligatoria para autónomos y pymes. Le conviene un programa que cubra las dos cosas, como explicamos en Verifactu y factura electrónica.
La alternativa del talonario manual
Si Samuel hiciera todas sus facturas a mano, en un talonario con copia, quedaría fuera de Verifactu. Pero tiene letra pequeña:
- Tiene que ser todo a mano. Si rellenas la factura en el ordenador y la imprimes, ya no es manual.
- Si usas un programa para una parte de tus facturas, esa parte tiene que cumplir.
- Las facturas a empresarios y profesionales tendrán que ser electrónicas desde octubre de 2028.
- Sigues necesitando tus libros registro, la numeración correlativa y todos los datos de la factura.
Si lo que buscas es esquivar Verifactu con Excel, el talonario encaja en quien factura poco y solo a particulares, no en Samuel. Repasa los datos obligatorios en cómo hacer una factura de autónomo.
Cómo pasarte de Excel o Word a un programa adaptado
La salida al problema de Verifactu con Excel es cambiar de herramienta con calma:
- Elige una fecha de cambio, mejor al empezar un trimestre o un año, para no partir tus libros a mitad de periodo.
- Elige la herramienta. Si emites pocas facturas, la aplicación gratuita de la AEAT es un sistema VERI*FACTU a todos los efectos. Si necesitas más, busca un programa adaptado; te damos pistas en programa de facturación gratis.
- Pide la declaración responsable antes de contratar: debe constar en el propio programa.
- Cierra la serie de tu plantilla con la última factura emitida y empieza una serie nueva, por ejemplo 2027-001, más una serie propia para rectificativas.
- Da de alta a tus clientes con razón social, NIF y domicilio completos.
- Aprende a corregir antes de necesitarlo: anulación o rectificativa, nunca borrar.
- Guarda tu histórico de Excel o Word al menos 4 años, el plazo de prescripción; la normativa mercantil puede exigir seis.
Qué te arriesgas si sigues con la plantilla
El riesgo de apurar Verifactu con Excel está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria: a quien tenga un sistema de facturación que no cumpla los requisitos le corresponde una multa fija de 50.000 € por cada ejercicio. No depende de cuántas facturas emitas: Teresa, con unas 120 al año, se expondría a la misma cifra que un negocio con miles.
Eso sí, esa multa solo podrá aplicarse a los usuarios cuando la obligación esté en vigor para ellos. Tienes todos los supuestos en sanciones de Verifactu.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cumplir Verifactu con Excel si hago muy pocas facturas?
No hay un mínimo de facturas que te libre: lo que cuenta es la herramienta. Si facturas muy poco, la aplicación gratuita de la AEAT o el talonario manual son alternativas razonables.
¿Y si hago la factura en Word y la imprimo para entregarla?
Lo que cuenta es dónde introduces los datos. Si la rellenas en el ordenador y guardas el archivo, encaja en la definición aunque luego la imprimas. Solo queda fuera la factura hecha a mano o a máquina.
¿Puedo seguir con mi plantilla hasta octubre de 2028?
Hoy la fecha legal para autónomos es el 1 de julio de 2027. Hacienda ha anunciado el aplazamiento a octubre de 2028, pero falta el real decreto. Planifica el cambio para antes de julio de 2027 y, si se confirma el retraso, tendrás más margen: dejar lo de Verifactu con Excel para el último mes es arriesgado.
¿Una factura a mano está afectada por Verifactu?
No. La facturación totalmente manual, en talonario, a mano o a máquina, no usa ningún sistema informático. Pero si facturas a empresas, desde octubre de 2028 esas facturas tendrán que ser electrónicas.
¿Facturas con Excel o Word?
Revisamos cómo facturas hoy, te ayudamos a elegir entre la aplicación gratuita de la AEAT y un programa adaptado y preparamos el cambio de series sin perder tu histórico. Escríbenos a trimestrefacil@hotmail.com. Una hoja de cálculo no va a cumplir Verifactu. Planifica la salida con un profesional antes de que sea obligatorio.
Este artículo es informativo y está actualizado a octubre de 2026. No sustituye el asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.
