Última revisión: octubre de 2026 · Escrito por Pedro Leyva, asesor fiscal en Gestoría Adade (Granada) · Cómo trabajamos
La numeración de facturas tiene una regla básica: cada factura lleva un número y, en su caso, una serie, y los números de cada serie van seguidos, sin saltos ni repeticiones. Lo dice el artículo 6.1.a del Reglamento de facturación, y los tickets también llevan su número y su serie.
Cuando revisamos la numeración de facturas de un cliente nuevo, vemos huecos por facturas que «no valían», números repetidos al cambiar de programa y tickets mezclados con facturas completas. Te explicamos cuándo puedes y cuándo debes usar series distintas, qué formato te conviene y cómo corregir cada error, con Germán, fontanero en Santa Fe; Ricardo, con su tienda de alimentación en Órgiva, y Valeria, fotógrafa en Granada.
Si solo tienes un minuto
- Regla: numeración correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni números repetidos (artículo 6.1.a del Reglamento de facturación).
- Series voluntarias: puedes separarlas si hay un motivo, como tener varios establecimientos u operaciones de distinta naturaleza.
- Series obligatorias: las rectificativas, las facturas que expide tu cliente o un tercero por ti y, en el mismo año, las simplificadas separadas de las completas.
- Por año: lo habitual es empezar una serie nueva cada 1 de enero con el año en el código: 2026-001, 2027-001.
- Errores: un número no se reutiliza ni se borra. Si la factura llegó al cliente, se corrige con una rectificativa.
- Con Verifactu, el programa encadena cada registro con el anterior y no deja borrar: las correcciones van con un registro nuevo.
Qué dice la ley sobre la numeración de facturas
El artículo 6.1.a del Reglamento de facturación pone el número y la serie como el primer dato obligatorio de toda factura completa, y exige que la numeración sea correlativa dentro de cada serie. El artículo 7 pide número y serie también en las facturas simplificadas.
Correlativa quiere decir que cada factura lleva el número siguiente al de la anterior de su serie: después de la 2026-014 va la 2026-015. No vale saltarse números, repetirlos ni reservar huecos «por si acaso». El número, junto con la serie, identifica cada factura de forma única.
El Reglamento no impone un formato concreto para la numeración de facturas: puedes usar solo cifras, letras y cifras o incluir el año. Lo que importa es que la secuencia de cada serie no se rompa. El resto de datos obligatorios los tienes en cómo hacer una factura de autónomo.
Series de facturas: cuándo puedes y cuándo debes separarlas
El mismo artículo permite usar series separadas cuando haya razones que lo justifiquen, y pone dos ejemplos: tener varios establecimientos desde los que facturas o hacer operaciones de distinta naturaleza. En otros casos, la serie separada es obligatoria:
| Situación | ¿Serie separada? | Ejemplo |
|---|---|---|
| Facturas rectificativas | Obligatoria | R-2026-001, R-2026-002… |
| Facturas que expide tu cliente o un tercero en tu nombre | Obligatoria | Facturación por el destinatario, con esa mención en la factura |
| Simplificadas y completas en el mismo año | Obligatoria (artículo 7.1.a) | S-2026-0001 para tickets y A-2026-001 para completas |
| Varios establecimientos | Voluntaria | Una serie por tienda: T1 y T2 |
| Operaciones de distinta naturaleza | Voluntaria | Una serie para obras y otra para mantenimientos |
| Un año nuevo | Práctica habitual | A-2027-001 desde el 1 de enero |
Que una serie sea voluntaria no significa que convenga abrir muchas. Cada serie es una secuencia más que tienes que llevar sin huecos, así que crea solo las que te ayuden a ordenar tu numeración de facturas.
Numerar facturas por año: la práctica habitual
En la numeración de facturas, lo más extendido es empezar una serie nueva cada año natural con el año en el código: 2026-001, 2026-002… y, el 1 de enero, 2027-001. No es una fórmula que imponga el Reglamento, pero es una práctica habitual y aceptada, porque cada año funciona como una serie distinta.
La clave está en el código. Si vuelves a empezar por la 001 sin cambiar nada más, tendrás dos facturas «001» que no se distinguen. Con el año delante, la 2026-001 y la 2027-001 son números diferentes. Si prefieres no reiniciar, también puedes seguir la secuencia de un año a otro sin saltos.
| Formato | Para qué sirve | Quién lo usaría |
|---|---|---|
| A-2026-001 | Facturas completas ordinarias del año | Germán, con sus reparaciones y comunidades |
| R-2026-001 | Facturas rectificativas | Todos: es una serie obligatoria |
| S-2026-0001 | Facturas simplificadas (tickets) | Ricardo, con la caja de la tienda |
| T1-2026-001 y T2-2026-001 | Una serie por tienda o establecimiento | Un comercio con dos locales |
| PRO-2026-001 | Facturas proforma: no es una serie de facturas | Presupuestos formales antes de la operación |
Si tienes dos tiendas y en cada una emites tickets y facturas completas, separa también los dos tipos en cada local, por ejemplo T1-S y T1-A. Y la proforma va fuera de tu numeración de facturas: es un documento comercial, no una factura, como explicamos en factura proforma.
Cómo numeran Germán y Ricardo
Germán es fontanero autónomo en Santa Fe y factura a comunidades de vecinos y a particulares. Todo son facturas completas del mismo tipo, así que le basta con una serie por año, A-2026, más la serie obligatoria de rectificativas, R-2026. A mediados de septiembre iba por la A-2026-087 y en lo que va de año ha emitido dos rectificativas; la segunda, la R-2026-002, corrige el IVA de una reparación, como contamos en factura rectificativa. El 1 de enero empezará con la A-2027-001 y la R-2027-001.
Ricardo tiene una tienda de alimentación en Órgiva. La caja emite una factura simplificada en cada venta y, alguna vez al mes, hace una factura completa a un bar del pueblo o a un cliente que la pide con sus datos. Como emite los dos tipos en el mismo año, el artículo 7.1.a le obliga a llevarlos en series separadas: S-2026-0001 para los tickets y A-2026-001 para las completas. Si un cliente cambia un ticket por una factura completa, esa factura va en la serie A, porque un canje no es una rectificativa.
El error típico en la numeración de facturas de un comercio como el de Ricardo es hacer las completas con la misma caja y en la misma secuencia que los tickets. La serie mezclaría los dos tipos, que es justo lo que el Reglamento prohíbe. Tienes más detalle en factura simplificada o completa.
Errores en la numeración de facturas y cómo corregirlos
El Reglamento no regula paso a paso cómo arreglar cada fallo, así que te contamos el criterio prudente que aplicamos en la gestoría:
| Error | Por qué es un problema | Cómo corregirlo |
|---|---|---|
| Salto de número (de la 041 a la 043) | La serie deja de ser correlativa y el hueco hay que poder explicarlo | No renumeres lo ya enviado. Documenta por qué falta el número y no lo reutilices |
| Factura con número duplicado | Dos facturas distintas con el mismo número | Si ya las enviaste, lo prudente es anular la segunda con una rectificativa y volver a emitirla con el número que le toque |
| Factura emitida por error y no enviada | Ocupa un número que no responde a ninguna operación | Anúlala sin reutilizar el número y deja constancia del motivo |
| Factura emitida por error y ya enviada | El cliente la tiene y puede haberla registrado | Rectificativa que la anule, en la serie R |
| Fechas desordenadas dentro de la serie | Una factura posterior con fecha anterior a la previa | Expide con la fecha real del día y, si la operación fue antes, indica aparte su fecha |
| Cambiar de programa a mitad de año | Riesgo de repetir números o romper la numeración de facturas | Empieza una serie nueva en el programa nuevo y cierra la anterior |
Con las fechas, ten en cuenta además el plazo para expedir: si tu cliente es empresario o profesional, la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Si te retrasas, no la «coloques» con una fecha antigua en un hueco de la serie: expídela con la fecha real e indica la de la operación.
No tapes un hueco reutilizando el número
Si te has saltado un número, no lo uses para la próxima factura que hagas días después: la fecha quedaría desordenada respecto a las de alrededor y el arreglo se notaría más que el hueco. Lo prudente es dejar ese número sin usar, anotar el motivo y seguir con la secuencia.
Ejemplo: el salto en la numeración de Valeria
Valeria es fotógrafa profesional en Granada capital y trabaja para empresas. Numera así: 2026-001, 2026-002… y R-2026-001 para las rectificativas. En septiembre preparó en su programa la factura 2026-042 para un cliente, pero la sesión se canceló antes de enviársela. La siguiente, la 2026-043, ya fue para otra empresa.
| Factura | Fecha | Base | IVA (21 %) | Estado |
|---|---|---|---|---|
| 2026-041 | 2 de septiembre | 1.200,00 € | 252,00 € | Enviada |
| 2026-042 | 9 de septiembre | 900,00 € | 189,00 € | Anulada: no se llegó a enviar |
| 2026-043 | 18 de septiembre | 1.500,00 € | 315,00 € | Enviada |
| Total de las válidas | 2.700,00 € | 567,00 € |
Valeria no borra la 2026-042 ni la reutiliza para la siguiente factura: la marca como anulada, anota el motivo («sesión cancelada antes del envío») y sigue con la 043. Así, el hueco en su numeración de facturas queda explicado. De estas tres, en su libro registro solo cuentan las dos válidas: 2.700 € de base y 567 € de IVA. Si la 042 hubiera llegado al cliente, tendría que haberla anulado con una factura de su serie de rectificativas.
Qué cambia con Verifactu
Con un programa adaptado a Verifactu, muchos de estos errores desaparecen. El programa encadena cada registro de facturación con el anterior mediante una huella y no permite borrar ni modificar lo registrado. El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (artículo 8) exige que cualquier corrección o anulación se haga con un registro nuevo posterior, nunca borrando.
Si hoy numeras a mano en una hoja de cálculo, es fácil duplicar o saltar números. Además, según la definición de sistema de facturación de la Agencia Tributaria, un Excel con el que expides tus facturas, las guardas y llevas con ellas tus libros encajaría en ella, y un Excel normal no cumple los requisitos de inalterabilidad, registro y código QR. Lo vemos en Verifactu con Excel.
En cuanto a las fechas, la fecha legal vigente sigue siendo el 1 de julio de 2027 para los autónomos (el 1 de enero de 2027 para las sociedades). Pero el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que la aplazará hasta octubre de 2028 para quienes facturan hasta 8 millones de euros al año, para que coincida con la factura electrónica obligatoria. Falta el real decreto que lo apruebe, así que es una previsión, y actualizaremos este artículo cuando salga en el BOE. Una SL pequeña también estaría incluida, aunque el real decreto tendría que aprobarse antes del 1 de enero de 2027; para las empresas de más de 8 millones, la nota no anuncia cambios.
Puedes adaptarte ya de forma voluntaria, y el cambio de programa es un buen momento para ordenar tu numeración de facturas. Si lo haces a mitad de año, empieza una serie nueva en el programa nuevo.
Cómo ordenar tus series en cinco pasos
- Decide qué series necesitas: la ordinaria, la de rectificativas y, si emites tickets, la de simplificadas.
- Pon el año en el código de cada serie y empieza de nuevo cada 1 de enero.
- Deja que el programa asigne el número: no lo escribas a mano.
- Revisa la numeración de facturas cada trimestre, antes del modelo 303, para detectar huecos o duplicados.
- Guarda una nota de cada número anulado con su motivo.
Numeración de facturas: dudas habituales
¿Tengo que reiniciar la numeración de facturas cada año?
No es obligatorio, pero es lo habitual: una serie nueva cada 1 de enero con el año en el código, como 2027-001. Si no reinicias, sigue la secuencia sin saltos de un año a otro.
¿Puedo tener dos facturas con el mismo número en series distintas?
Sí. La A-2026-001 y la R-2026-001 son facturas distintas porque la serie forma parte de su identificación. Lo que no puede repetirse es un número dentro de la misma serie.
¿Qué hago si me he saltado un número?
No renumeres facturas ya enviadas ni uses el hueco para una factura posterior. Deja constancia del motivo y sigue con la secuencia. Si el número corresponde a una factura emitida por error, anúlala sin reutilizarlo.
¿Puedo usar la misma serie para tickets y facturas completas?
No, si las emites en el mismo año natural. El artículo 7.1.a del Reglamento obliga a llevarlas en series separadas.
¿La factura proforma consume número de factura?
No. La proforma no es una factura y no entra en tu serie: usa una numeración propia, como PRO-2026-001, y emite la factura definitiva cuando hagas la operación o cobres un anticipo.
¿Tienes huecos o números repetidos en tus facturas?
Revisamos tus series, te ayudamos a corregir saltos y duplicados sin borrar nada y dejamos tu facturación lista para Verifactu. Escríbenos a trimestrefacil@hotmail.com. Un salto en la numeración no se arregla borrando. Si ya lo tienes, corrígelo con un profesional.
Este artículo es informativo y está actualizado a octubre de 2026. No sustituye el asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.
