Última revisión: octubre de 2026 · Escrito por Pedro Leyva, asesor fiscal en Gestoría Adade (Granada) · Cómo trabajamos
Los libros registro del autónomo son las listas ordenadas de tus ingresos, gastos y bienes de inversión que Hacienda te puede pedir en cualquier momento. No se presentan cada trimestre, pero de ellos salen el modelo 303, el 130 y la Renta.
Es muy habitual guardar todas las facturas en una carpeta y pensar que con eso basta. Te explicamos qué libros registro del autónomo tienes que llevar según tu régimen, cómo se rellenan, para qué sirve la plantilla oficial de la AEAT y un ejemplo con números de Aurora, diseñadora gráfica en Granada.
Resumen para tener a mano
- Profesionales en estimación directa: libros de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos.
- Empresarios en estimación directa simplificada: ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión. En módulos, basta en general con conservar las facturas y, si amortizas, el libro de bienes de inversión.
- IVA: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias. Si declaras el IVA cada mes, los llevas por el SII.
- Un solo libro para IVA e IRPF: se puede, añadiendo los datos que pide cada impuesto.
- Plantilla oficial en Excel de la AEAT: te sirve para llevarlos, importarlos en Renta Web y en Pre303 y atender requerimientos.
- Conservación: como mínimo los cuatro años de prescripción, y más si amortizas bienes.
Qué libros registro del autónomo debes llevar según tu régimen
Los libros registro del autónomo dependen de dos cosas: si tu actividad es profesional o empresarial y cómo calculas el rendimiento en el IRPF. A eso se suman los libros del IVA. Este es el resumen del cuadro de obligaciones contables del manual de Renta de la AEAT:
| Tu situación | Libros que tienes que llevar | Ejemplo |
|---|---|---|
| Profesional en estimación directa (normal o simplificada) | Ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos | Fisioterapeuta, diseñadora, asesor |
| Empresario en estimación directa simplificada (o normal sin actividad mercantil) | Ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión | Electricista, bar, comercio |
| Empresario en estimación directa normal con actividad mercantil | Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad | Negocio grande o que renunció a la simplificada |
| Módulos (actividades no agrícolas) | Conservar facturas emitidas, recibidas y justificantes; libro de bienes de inversión si amortizas | Bar o taxi en estimación objetiva |
| IVA, régimen general | Facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias | Casi todos los autónomos |
Los profesionales están obligados a llevar sus libros desde el 1 de enero de 2019 aunque lleven contabilidad de forma voluntaria. El libro de provisiones de fondos y suplidos recoge el dinero que te adelanta un cliente para pagar algo en su nombre, como una tasa, y que no es ingreso tuyo.
Si estás en módulos y en el régimen simplificado del IVA, o en recargo de equivalencia, las reglas de IVA cambian, como explicamos en módulos para autónomos. Y si no sabes en qué régimen de IRPF estás, empieza por la estimación directa simplificada, que es la de la mayoría.
Cómo se rellenan: requisitos de llevanza
Según la AEAT, los libros registro del autónomo deben llevarse con claridad y exactitud y cumplir estas reglas:
- Por orden de fechas, sin saltarte facturas ni dejar huecos.
- Sin raspaduras ni tachaduras. Si te equivocas, no borres: anota la corrección, y si el error está en la factura, emite una rectificativa.
- En euros.
- Con los datos mínimos: número de factura, fecha de expedición, NIF de la otra parte, concepto e importe; en los bienes de inversión, la descripción del bien y su valor de adquisición.
- Dentro de plazo en el IVA: las operaciones se anotan dentro del plazo de liquidación del trimestre al que corresponden.
Puedes llevar los libros registro del autónomo en papel o por medios electrónicos. Si los llevas en el ordenador, tienes que conservar los ficheros y los programas con los que los generas.
Un libro único para IVA e IRPF
No hace falta duplicar el trabajo. Los libros del IRPF pueden ser compatibles con los del IVA si añades los datos que exige cada impuesto, sin requisitos adicionales. En la práctica, un libro de ingresos con la base, el tipo y la cuota de IVA y la retención te puede servir a la vez como libro de facturas expedidas.
Plantilla oficial de Hacienda para los libros registro del autónomo
La AEAT ofrece un formato tipo de libros normalizado y una plantilla oficial en Excel para los libros registro, actualizada a 9 de septiembre de 2026. Hay una para personas físicas y otra para personas jurídicas: como autónomo, descarga la primera.
Con los libros registro del autónomo en ese formato puedes:
| Uso | Qué te ahorra |
|---|---|
| Llevar los libros de IVA e IRPF a la vez | Un único fichero para los dos impuestos |
| Importarlos en Renta Web | Vuelca los ingresos, gastos y retenciones de tu actividad en estimación directa |
| Importarlos en Pre303 | Te ayuda a preparar el modelo 303 si declaras cada trimestre y no estás en el SII |
| Preparar el modelo 130 | El documento de formatos de la AEAT lo prevé también para el pago fraccionado |
| Atender un requerimiento | Entregas los libros en el formato que Hacienda ya conoce |
Pre303 no admite a quien está en el régimen simplificado del IVA ni el régimen del oro de inversión; el criterio de caja sí se admite desde el segundo trimestre de 2022. Para el pago fraccionado del IRPF tienes el detalle en el modelo 130, y para la declaración anual, en la Renta del autónomo.
Si vas a usar la plantilla, no cambies el nombre ni el orden de las columnas: la importación depende de ese formato.
Caso práctico: los libros de Aurora en el tercer trimestre
Aurora es diseñadora gráfica en Granada capital, profesional en estimación directa simplificada y en el régimen general del IVA. Lleva más de tres años de alta, así que a sus clientes empresa les aplica una retención del 15 %. Estos son sus apuntes de julio a septiembre de 2026 (clientes y números ficticios).
Libro de ingresos (y de facturas expedidas)
| Fecha | N.º factura | Cliente (NIF) | Concepto | Base | IVA 21 % | Retención 15 % | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 08/07/2026 | 2026-031 | Academia Ejemplo, SL (B00000000) | Diseño de logotipo | 800,00 € | 168,00 € | 120,00 € | 848,00 € |
| 05/08/2026 | 2026-032 | Bodega Ejemplo, SL (B00000000) | Catálogo de vinos | 1.200,00 € | 252,00 € | 180,00 € | 1.272,00 € |
| 15/09/2026 | 2026-033 | Cliente particular (12345678Z) | Invitaciones de boda | 300,00 € | 63,00 € | 0,00 € | 363,00 € |
| Total trimestre | 2.300,00 € | 483,00 € | 300,00 € | 2.483,00 € |
La factura al particular no lleva retención, porque solo retienen los clientes que son empresas o profesionales. Aun así, se anota igual que las demás.
Libro de gastos (y de facturas recibidas)
| Fecha | Proveedor (NIF) | Concepto | Base | IVA | Total | Gasto en IRPF |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/07/2026 | Software Ejemplo, SL (B00000000) | Suscripción trimestral a un programa de diseño | 60,00 € | 12,60 € | 72,60 € | 60,00 € |
| 15/07/2026 | Aseguradora Ejemplo, SA (B00000000) | Seguro de responsabilidad civil profesional (anual) | 324,00 € | Exento | 324,00 € | 324,00 € |
| 10/09/2026 | Informática Ejemplo, SL (B00000000) | Ordenador portátil | 1.000,00 € | 210,00 € | 1.210,00 € | No: va a bienes de inversión |
El seguro no lleva IVA, porque los seguros están exentos, y sus 324 € incluyen el impuesto sobre las primas; lo contamos en el seguro de responsabilidad civil profesional. En el trimestre, Aurora apunta 384 € de gastos en el IRPF (60 + 324) y 222,60 € de IVA soportado (12,60 + 210).
Su modelo 303 del tercer trimestre: 483 € de IVA repercutido − 222,60 € de IVA soportado = 260,40 € a ingresar, hasta el 20 de octubre. El IVA que se deduce en el 303 no se suma como gasto en el IRPF.
Bienes de inversión y amortización
El portátil de Aurora no es un gasto del trimestre. Va al libro de bienes de inversión, con su fecha, proveedor, descripción, valor de adquisición y la amortización de cada año. En estimación directa simplificada, los equipos informáticos se amortizan con un coeficiente máximo del 26 % anual: 260 € al año sobre 1.000 €.
En 2026 solo amortiza la parte del año desde que empezó a usarlo: del 10 de septiembre al 31 de diciembre son 113 días, así que 260 € × 113 / 365 = 80,49 €. Es importante: un bien que no figura en el libro de bienes de inversión no se considera afecto a la actividad, salvo que demuestres lo contrario. Tienes los coeficientes y los casos especiales en amortización de bienes.
SII, programa de facturación y Verifactu
Si liquidas el IVA cada mes, algo poco habitual entre autónomos pequeños, no llevas los libros en Excel: los llevas a través del SII (Suministro Inmediato de Información) en la sede de la AEAT.
Muchos programas de facturación generan el libro de facturas expedidas a partir de tus facturas. Ayuda mucho, pero no te libra de la obligación: los libros registro del autónomo los tienes que llevar igual, revisar que estén completos y añadir los gastos, los bienes de inversión y las facturas que hayas hecho fuera del programa. Si estás eligiendo uno, mira nuestra guía de programas de facturación para autónomos.
Con Verifactu, el programa registrará cada factura de forma que no se pueda alterar, pero Verifactu no sustituye a los libros. La fecha legal vigente sigue siendo el 1 de julio de 2027 para autónomos (1 de enero de 2027 para sociedades). El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que la aplazará hasta octubre de 2028 para quienes facturan hasta 8 millones de euros, para que coincida con la factura electrónica obligatoria. Falta el real decreto, así que es una previsión, y actualizaremos este artículo cuando salga en el BOE.
Cuánto tiempo hay que conservar los libros
Guarda los libros registro del autónomo, las facturas y los justificantes durante el plazo de prescripción: cuatro años. Si los llevas en el ordenador, guarda también los ficheros y el programa, y haz copia de seguridad.
Hay dos matices. Si amortizas un bien durante diez años, guarda su factura y su registro mientras lo amortices y, al menos, cuatro años después. Y la normativa mercantil puede exigir seis años a los empresarios.
Sin libros, Hacienda puede no admitir tus gastos
No llevar los libros registro del autónomo, o llevarlos mal, es una infracción que puede acabar en sanción. Pero el riesgo más habitual es otro: en una comprobación, un gasto que no está registrado en tus libros puede no admitirse como deducible.
Además, un bien que no aparece en el libro de bienes de inversión se presume no afecto, y algunas reducciones del IRPF exigen haber cumplido con los libros. Llévalos al día cada trimestre, no en junio con la Renta encima.
Errores frecuentes al llevar los libros
- Meter el ordenador o la furgoneta como gasto del trimestre en lugar de en el libro de bienes de inversión.
- No anotar las facturas a particulares porque no llevan retención.
- Sumar el IVA soportado como gasto en el IRPF cuando ya lo deduces en el 303.
- Mezclar gastos personales con los de la actividad. Lo que se puede deducir lo explicamos en gastos deducibles de autónomos.
- Desordenar fechas o números, o borrar una factura en lugar de rectificarla.
- Cambiar las columnas de la plantilla oficial y que luego no se pueda importar.
- No guardar copia del fichero de años anteriores.
Para no llevar los libros a mano, muchas apps para autónomos registran los gastos al fotografiar el ticket.
Otras dudas que nos hacéis
¿Tengo que presentar los libros registro del autónomo a Hacienda?
En general, no se presentan de forma periódica: los llevas y los enseñas si Hacienda te los pide en un requerimiento. La excepción es quien declara el IVA mensualmente, que los lleva a través del SII.
¿Puedo llevarlos en Excel?
Sí. Puedes llevar los libros registro del autónomo en una hoja de cálculo, y lo más práctico es usar la plantilla oficial de la AEAT, porque luego la importas en Renta Web y en Pre303. Llevar los libros en Excel no es lo mismo que hacer las facturas en Excel, que es lo que puede quedar afectado por Verifactu, como vemos en Verifactu con Excel.
Estoy en módulos, ¿necesito libros?
Si tu actividad no es agrícola, basta en general con conservar las facturas emitidas y recibidas y los justificantes, y llevar el libro de bienes de inversión si amortizas. Las actividades agrícolas llevan además el libro de ventas e ingresos.
¿Anoto las facturas por la fecha de la factura o por la de cobro?
Por regla general, por devengo: la fecha en que se hace la operación, que normalmente coincide con la de la factura. En el IRPF pueden optar por el criterio de cobros y pagos todos los autónomos en estimación directa simplificada y los profesionales (no los empresarios mercantiles en la modalidad normal), marcándolo en la Renta; si lo haces, se aplica a todas tus actividades durante al menos tres años. En el IVA se sigue el devengo, salvo que estés en el criterio de caja.
¿Qué hago si he dejado los libros sin llevar varios trimestres?
Rehaz los libros registro del autónomo cuanto antes con tus facturas y justificantes, en orden de fechas. Si al hacerlo ves errores en un 303 o un 130 ya presentado, corrígelo cuanto antes: hacerlo sin requerimiento previo sale mucho más barato que esperar a que te lo pida Hacienda.
¿Te llevamos los libros?
Si quieres que tus libros registro del autónomo estén al día y cuadren con tus declaraciones, escríbenos a trimestrefacil@hotmail.com. Unos libros que no cuadran con tus declaraciones son lo primero que mira Hacienda en una comprobación. Mejor que los lleve un profesional.
Este artículo es informativo y está actualizado a octubre de 2026. No sustituye el asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.
